Terug naar blog
10 min leestijd

Word projectmanager van je eigen werk

Wat wil je dit jaar bereiken? Hoe zorg je ervoor dat je dit doel ook  behaalt? De organisatie van je werk is hierin belangrijker dan je denkt. Wie gestructureerd werkt, werkt efficiënter. Én komt sneller waar hij wil zijn. In een meer flexibele arbeidsmarkt zijn goede project management skills steeds belangrijker – juist binnen je eigen werkzaamheden. Op ‘clean off your desk day’ deelt een aantal projectmanagers hun expertise en helpen we jou op weg om projectmanager van je eigen werk te worden.    

Maak een planning en zorg voor focus

Begin met het inplannen van blokken van een half uur voor je e-mail. Bijvoorbeeld aan het begin van de dag en vervolgens om de 2 uur. Tijdens deze blokken werk je je e-mail weg en zet je bepaalde lijntjes uit – korte taken gericht op het leeg (of leger) maken van je inbox. Actiepunten die hieruit volgen plan je in. Ook meetings en andere taken plan je in. Plan jezelf niet helemaal vol zodat je ook ruimte hebt voor ad hoc activiteiten.

We zijn namelijk zo geneigd om direct te reageren op iedere e-mail of app dat het steeds moeilijker is je ergens op te concentreren. Je verliest hierdoor tijd door het steeds opnieuw moeten opstarten van waar je mee bezig was. Een planning helpt je focussen op werkzaamheden zodat je ze kunt afronden én met een gerust hart de dag kan afsluiten. Het is een manier om de controle over je werk te houden en je niet te laten leiden door je inbox. Zo werk je gerichter naar het bereiken van je doel, naast het oppakken van je dagelijkse werkzaamheden. Want… moet alles altijd meteen?

Documenteer op een slimme manier

Hoe zorg je ervoor dat je overzicht houdt en niet al je informatie uit je e-mail of uit verschillende mappen of dropboxen moet vissen?

Met veel lange en kortlopende projecten is het soms moeilijk om het overzicht te bewaren. Houd een excelsheet bij met alles omtrent het project. Denk hierbij aan links, managers, openstaande acties, etcetera. Op die manier kan ik zelfs na radiostilte van maanden de draad meteen weer oppakken zonder alle oude mails door te moeten struinen.

Joosje van Tartwijk, European Project Manager bij Mars Nederland

Ruim op en organiseer

Een opgeruimd bureau(blad) is een opgeruimd hoofd – dat is algemeen bekend. Maak daarom lijstjes met prioriteiten parallel aan je planning. Het liefst per klant of project en per dag of per week. Houd je agenda bij met kleurtjes, bijvoorbeeld elke klant of project, of interne en externe meetings een andere kleur. Print niet alles uit maar documenteer op een slimme manier zoals Joosje uitlegt.

Ik werk voornamelijk met bakjes, mapjes, geeltjes en lijstjes – deels online maar ook grotendeels lekker old fashioned offline. Fysiek structureren geeft mij (meer) rust in deze digitale wereld.

Esmaralda Huijbregts, Accountmanager bij Bovil

Neem tijd om af te sluiten

Neem aan het eind van iedere dag een bewust moment om de dag af te sluiten. Evalueer je dag en taken die je ingepland had en maak de planning voor de volgende dag. Is dat per dag te veel, doe het dan op vrijdag zodat je met een gerust hart het weekend in gaat je je werk niet mee naar huis neemt. Gestructureerd werken is namelijk ook de werk-privé balans opmaken. En ook dat verliest een goede projectmanager niet uit het oog.

Met dank aan Esmaralda, Joosje en Nathalie voor hun input.

Werken als projectmanager?

Zijn de tips die in dit blog genoemd worden jou al lang bekend? En wil jij werk maken van jouw organisatietalent? Neem dan contact met ons op. Onze klanten vragen ons met regelmaat om een nieuwe projectmanager, voor vast of voor tijdelijk.

Recente artikelen

Meer in ons blog

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief!

(Je kunt nieuwsbriefvoorkeuren altijd wijzigen of jezelf uitschrijven)