Dringend of belangrijk: wat kunnen we leren van Eisenhower?

5 min leestijd

Dit blog beginnen we met een weetje. Informatie voor tijdens een pubquiz of een toekomstige deelname aan De Slimste Mens: Ge wit ooit nooit nie! Komt ie…. Wist je dat Eisenhower, de vierde president van de Verenigde Staten, de boeken in is gegaan als de één van de meest productieve personen die ooit bestaan heeft? Wat kunnen we van hem leren als we kijken naar onze eigen werkdruk?

Doen – Inplannen – Delegeren - Elimineren

7, YES! Een record. Meestal staan er toch zeker 10 tabbladen open in mijn browser. Visuele, continue reminders van mijn te drukke programma vandaag. Wellicht werkt ik dan niet volledig onbewust aangetrokken door de cover van Flow: hoge werkdruk, leven in een trager tempo. Koop mij en kom tot rust! En nee dit blog is niet in opdracht van het tijdschrift geschreven. De emotionele, impulsaankoop bracht me wel tot het experimenteren met de productiviteitstips die erin stonden.

Terug naar Eisenhower. Zijn aanpak is blijkbaar zo succesvol geweest dat de kerel een heel model op zijn naam heeft staan! Balans vinden tussen lange termijn doelen en dagelijkse taken staat hierin centraal. Zo lang jij iedere taak indeelt in één van de vier kwadranten werkt het.

1. Dringend én belangrijk

Deze heeft weinig uitleg nodig. Dit zijn taken waar je direct aan moet beginnen. Ook ad hoc taken die tussendoor komen, vallen onder deze categorie. Het uitvoeren van deze taken kan niet wachten. Gemiddeld ben je hier als kantoorwerker zo’n 5% van je tijd mee bezig.

2. Belangrijk, maar niet dringend

Deze taken plan je in. Je schrijft ze op, maakt er tijd voor in je agenda en plant ze in om ze vervolgens geheel zelf uit te voeren. Je kunt deze taken niet aan iemand anders overdragen en bent hier ongeveer 95% van je tijd mee kwijt. Ik maak er zelf een aparte lijst van zodat ik bepaalde ideeën of projecten wél op papier even kwijt kan, maar er niet meteen aan hoef te beginnen.

3. Dringend, maar niet belangrijk

Er bestaan taken die prioriteit vereisen, maar eigenlijk helemaal niet belangrijk zijn. Iemand anders zou deze werkzaamheden prima uit kunnen voeren. Deze taken moet je delegeren.

4. Niet dringend en niet belangrijk

Schrappen! Dat is het woord in deze categorie. Werkzaamheden die je hierin kunt plaatsen kun je dus het beste doorstrepen op je to do lijst. Het zijn vaak taken die als uitvlucht voor 1,2 en 3 fungeren. Gluren op de socials bijvoorbeeld…

Dringend versus belangrijk

Eisenhower maakt een onderscheid tussen ‘belangrijk’ en ‘dringend’. En hoewel dringend voor veel van ons gelijk staat aan ASAP!, verbindt de voormalig president er juist geen tijdslimiet aan. Een presentatie die je over een week moet geven kan dringend zijn, maar de resultaten die je met je marketingplan binnen een jaar wilt behalen kunnen ook dringend zijn. Alle taken die hieraan verbonden zijn, zijn dus op zich zelf ook al dringend.

Met belangrijk betrekt Eisenhower jouw normen en waarden in de mix. Waar jij voor staat en wat jij belangrijk vindt krijgen zo ook een duidelijke rol in de prioriteiten die jij stelt. Ze dienen als een soort toetsingscriteria in jouw agenda.

In de praktijk

Wat mij opvalt is dat als je de dringende zaken direct afhandelt, ze ook geen headspace opslokken. Zo van – ik moet die nog terugbellen. In plaats daarvan vraag ik: “is het belangrijk of kan het ook tot later of morgen wachten”? Als je er dan ook nog bij zegt dat je met een belangrijk project bezig bent, krijg je verrassend genoeg vaak de reactie: “ja hoor, prima!”. Ad hoc stoortaak afgehandeld en ingepland in categorie 2.

Het model draagt ook bij aan een bepaalde verdiepingsslag: je werkt dichter bij jezelf. Meer in sync. Klinkt heel afgezaagd, maar doordat je het belang van de taken toetst aan jouw normen en waarden, voltooi je ze met meer voldoening. En die voldoening motiveert. Zorg wel dat je altijd gewapend ben met een tool om je taken op te schrijven.

    https://www.sms-intermediair.nl/blog/dringend-of-belangrijk-wat-kunnen-we-leren-van-eisenhower/            
Recente artikelen
Vacatures
Amsterdam | Eindhoven
Nijenburg 2d
1081 GG Amsterdam
T: (020) 404 35 00
F: (020) 404 35 01
E: amsterdam@sms-intermediair.nl
Geldropseweg 20
5611 SH Eindhoven
T: (040) 211 40 75
F: (040) 211 40 97
E: eindhoven@sms-intermediair.nl